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Le Réveillon à Gilles

Pour des raisons évidentes d’anonymat, nous appellerons le personnage principal Gilles au lieu de Fabien

Le petit manager

Bonjour, je m’appelle Gilles, c’est le matin du réveillon de Noël et il est à peu près 9h.

C’est ma mère qui reçoit cette année et elle est déjà debout depuis maintenant 3h, et comme pour chaque matinée d’événement familial c’est déjà l’énervement de son côté: “rien n’avance”, “pas le temps de tout faire”, “personne ne m’aide”, etc.
Mes sœurs sont encore au lit, et le resteront au maximum, pour justement éviter toute cette agitation.
Je propose donc mon aide mais comme d’habitude n’arrive pas à savoir ce qu’il y a à faire. Dans ma vision, vu qu’il nous reste 10h avant l’arrivée des premiers convives tout pourra être fait.
Je prends donc mon petit déjeuner tranquillement, attends un peu et réitère mon offre mais n’arrive toujours pas à cerner le reste à faire: tout est à faire et rien à la fois, pas le temps de m’expliquer, etc.

Ce manque de visibilité, cet énervement, cette manie de ne rien vouloir déléguer de peur que ce soit mal fait….ça me rappelle quelqu’un, ou quelque chose, mais quoi ?

Là d’un coup l’évidence me frappe: ma mère est un manager de type autocrato-autoritaire ascendant scorpion !

Elle ne délègue rien de peur de perdre le contrôle, refuse de donner de la visibilité, du coup l’équipe baisse les bras et se laisse porter.

Il me faut réagir !

Le changement, c’est maintenant !

Je tente donc de la forcer à me lister les différentes tâches et leurs échéances mais elle résiste, à quoi bon après tout, elle a tout en tête et surtout: je vais lui faire perdre du temps !

Je lui explique donc la méthode GTD qui consiste à sortir une “tâche à faire” de notre tête pour la faire entrer dans le système (à l’origine une todo liste).
La tâche n’est donc plus un souci permanent, elle est listée, attendant d’être dépilée mais ne risque pas d’être oubliée.

Après une lutte acharnée pour mener ma politique de changement, je ne lâche rien et parviens à la faire céder car elle a bien compris qu’elle perdrait plus de temps à me convaincre d’arrêter qu’à me lister les tâches, victoire !

Cela tombe bien, un bloc de post-its traîne sur le meuble d’entrée, j’attrape un stylo et commence à noter.

Au final nous nous retrouvons avec une liste d’une dizaine de post-its du type:

  • ouvrir les huitres (tâche qui fait stresser ma mère car seule ma tante y arrive, et elle arrive tard)
  • aller chercher les clés de l’hôtel pour les grands-parents
  • préparer le mélange pour la soupe champenoise
  • cuire le chapon

Certaines tâches sont dépendantes de personnes absentes, comme l’ouverture des huîtres ou d’horaires spécifiques (on ne peut retirer les clés de l’hôtel pour mes grands-parents qu’entre 16h et 18h).
Il y a donc tout un tas de tâches dont il est inutile de se préoccuper maintenant.
Il est évident qu’un Kanban n’est en rien adapté ici (pas vraiment de flux à améliorer), et j’opte donc pour un scrumboard (plus orienté “états”). De plus l’équipe doit s’engager pour livrer le contenu du sprint à l’heure !

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Oyez Oyez

Me voyant poser des post-its sur le tableau et tracer des traits, les badauds commencent à s’attrouper.
Mon cousin a levé la tête de sa console, la frangine en pyjama mug de café à la main s’approche, ils sont intrigués par toute cette agitation.

J’ai l’impression d’être un démonstrateur présentant fièrement le “Willy Waller 2006” sur le marché. Je profite donc de ce moment d’attention pour faire choisir à chaque personne une ou plusieurs tâches.

Je trace deux autres lignes pour délimiter le “in progress” et le “done”, et explique à ma mère qu’elle va pouvoir donner de l’autonomie aux gens, tout en gardant un œil sur l’avancement.
Au final chacun s’est responsabilisé à hauteur de ses engagements, le contrôle de la situation n’a pas été perdu, et ce fut le réveillon le moins stressant des 5 dernières années.

En bonus j’en ai profité pour apprendre à ouvrir les huîtres, afin de minimiser l’effet “bus factor” de ma tante. Sur le moment cela pouvait s’apparenter à une perte de temps, mais nous serons gagnants sur les prochains réveillons étant donné que nous mangeons des huîtres 2 fois sur 3.

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L’agilité, la réponse à tous nos problèmes ?

Nous avons donc remarqué que l’agilité résolvait nos problèmes même dans la vie “réelle”, et que c’était la réponse ultime à …. non mais attendez, je raconte n’importe quoi…au final nous avons juste fait preuve de bon sens:
Donner de la visibilité aux gens pour pouvoir déléguer, mettre en place un suivi visuel et parlant pour connaître l’avancement en un coup d’œil, partager l’information et les connaissances.

Mais cela ressemblait pourtant bien à un embryon de méthode agile, j’avais même utilisé des post-its, cela signifierait-il qu’il n’y a peut-être rien de magique aux “méthodes agiles” !

Gardez à l’esprit que la vrai nouveauté des méthodes agiles est de remettre l’humain au centre, de lui donner plus d’autonomie, contrairement aux méthodes précédentes (cycle en V, taylorisme,ect) qui tentaient de réfléchir à la place de l’équipe de production, d’anticiper tous leurs problèmes, d’y trouver des solutions et de planifier leurs activités.

Si l’on part du principe que la vrai richesse de votre projet est votre équipe, au final les méthodes agiles sont surtout composées de bon sens, ainsi que d’un lexique pour fédérer la communauté, d’outils pour en concrétiser l’application et quelques touches de fun pour rendre votre journée de travail plus agréable.

  • Chiffrer/Concevoir à plusieurs pour gagner en pertinence: du bon sens, le planning poker: un outil pour le faire
  • Partager la même vision des objectifs et de l’avancement: du bon sens, le post-it board: un outil permettant de l’avoir en un clin d’oeil
  • Finir les tâches les unes après les autres, au lieu de tout commencer au risque de ne rien finir: du bon sens, le “sprint” et autres itérations: un rythme en accord avec cet objectif

Restez pragmatiques, n’utilisez les outils que si vous avez un souci à résoudre et qu’ils peuvent y répondre.

Mais ce que je retiendrai surtout de cette expérience, c’est que quand tu te retrouves pendant les repas de famille à coller des post-its et à auto-organiser ta famille, c’est qu’il est temps de piocher dans ta réserve de jours de congés !

Donc le mot de la fin sera: Pensez à décrocher 😉 et bonnes vacances.

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